一个企业或企业中的部门都会有各种表单存在，表单在某种意义上可以说驱动着企业业务的正常开展。在之前，企业表单可能是纸制的，需要编制完成后打印、印刷出来供相关人员填写，这种纸制表单一方面增加着企业的运营成本，另一方面也为业务人员填写数据、采集信息、汇总结果等诸多环节带来不便。所以，很多企业都在探寻电子化的表单方案，Adobe Acrobat Professional为我们提供了一种简单、易用的方法，帮助我们把表单电子化。

 

下面，我们就通过一个简单的应用实例，看看如何通过Adobe Acrobat Professional实现表单的创建、填写、分发、收集和汇总的。

 

第1步：通过模板快速创建交互式电子表单

 

在Adobe Acrobat Professional中已经为用户提供了大量的企业表单模板，通过这些内置的模板可以快速完成表单的创建工作。通过模板创建PDF交互式表单的操作步骤如下：

（1）开启Adobe Acrobat Professional应用程序后，在打开的“Adobe Acrobat 8 Professional快速入门”对话框中选择【表单】按钮，如图1所示。

 

图1  Adobe Acrobat 8 Professional快速入门

 

（2）在随即打开的“表单”对话框中，选择“创建表单的方式”区域中的“浏览模板库”命令，打开“新建表单助手”对话框，如图2所示。在“新建表单助手”对话框中的“选择类别”下拉列表中，您可以选择一种适当的表单外观，然后在“选择模板”下拉列表框中选择一款适合需要的表单模板，例如选择“事假”表单。

 

图2  通过表单模板创建表单

 

（3）单击【下一步】按钮，按照“新建表单助手”对话框的提示，分别输入公司名称、公司标志、公司地址、公司联系方式等信息。

 

（4）为了使表单的创建人员可以方便地收集表单的填写信息，在如图3所示的“表单返回设置”对话框中选择“添加电子邮件按钮”，并输入回复电子邮件的地址，这样表单的填写人员可以使用“电子邮件提交”按钮将表单返回到指定的邮件接收人。

 

图3  设置表单返回的方式

 

（5）单击【完成】按钮后，根据模板创建的表单将显示在“Adobe LiveCycle Designer”设计器窗口中，用户还可以通过“预览PDF”标签预览到该表单文档的实际情况，如图4所示。

 

图4  生成并预览表单

 

（6）执行【文件】菜单中的【保存】命令，将该表单保存为PDF格式。

 

第2步：利用电子邮件分发表单

 

当PDF表单设计完成后，我们需要将表单发送到相关的业务人员那里，以便让他们可以按照预先设计的表单规则填写表单的内容。

 

利用电子邮件分发表单的操作步骤如下：

 

（1）在Adobe Acrobat Professional中打开之前设计完成的PDF表单。

 

（2）执行【表单】菜单栏中的【分发表单】命令，打开如图6所示的“表单分发选项”对话框，在该对话框中选择“立即通过电子邮件发送”选项。

 

图6  表单分发选项

 

（3）单击【确定】按钮，开始进行“分发表单”的基本配置步骤，首先将确定返回表单的方式，即返回的表单将发送到哪个邮件地址。

 

（4）单击【下一步】按钮，进入“分发表单”的第2步，该步骤用来指定收集表单数据的位置和文件名称，如图7所示。

 

图7  指定收集表单数据的位置

 

（5）单击【下一步】按钮，进入“分发表单”的第3步，在该步骤中可以通过【地址簿】按钮选择或直接在列表框中输入表单的收件人，如图8所示。

 

图8  提供表单收件人的邮件地址

 

（6）单击【下一步】按钮，在如图9所示的第4步“分发表单”对话框中输入电子邮件主题和电子邮件正文内容，这些信息连同PDF表单将作为邀请邮件发送给相关的联系人。

 

图9  设置电子邮件邀请信息

 

（7）单击【完成】按钮后，Adobe Acrobat Professional将启用计算机中已安装的邮件客户端软件，完成通过邮件实现表单的分发工作。

 

第3步：快速浏览表单的回应状况

 

当表单的收件人收到邮件后，他们就可以使用Adobe Acrobat Professional或Adobe Acrobat Reader打开邮件中的PDF表单附件，按照需要填写其中的内容，填写完成后单击表单中的【通过电子邮件提交】按钮，将填写完成的表单信息直接发送到之前定义的返回表单接收人的邮箱，如图10所示。

 

图10  表单填写人填写并发送表单

 

对于表单信息的采集人而言，在他的邮箱中将会接收到表单提交人发送来的邮件信息，当他双击邮件中的返回表单附件后，将启动Adobe Acrobat Professional，并询问是否将表单中的数据添加到指定的数据组中，如图11所示。

 

图11  添加数据信息到数据组

 

这样，表单数据的接收人就可以在Adobe Acrobat中浏览到不同的发件人填写表单的信息，如图12所示。用户还可以在“信息面板”区域进行导航，以便浏览到不同发件人填写的表单信息。而Adobe Acrobat这种所特有的表单汇总信息的导航功能将大大提高表单审校人员浏览表单数据的效率。

 

图12  查看汇总的表单信息

 

同时，表单的审校人员也可以利用在“信息面板”区域的功能，将表单汇总信息放置在表单的左侧，甚至对表单数据进行排序、查询等操作。

 

第4步：表单数据的导出和汇总

 

使用Adobe Acrobat采集的数据还可以进行进一步的汇总处理，以便可以使表单信息应用在其他的业务环境。

 

例如，我们可以在Adobe Acrobat Professional的“信息面板”区域单击【导出数据】按钮，将所有表单数据的信息导出成为XML文件，而XML则是业界数据交换的标准，利用它可以和其他的业务系统或数据库进行数据的集成。

 

我们也可以将采集的表单数据信息导入到Microsoft Excel电子表格中，以便对数据进一步地统计分析，操作步骤如下：

 

（1）在Adobe Acrobat Professional的“信息面板”区域单击【导出数据】按钮，或执行【表单】菜单栏中的【管理表单数据】|【导出数据】命令。

 

（2）打开“选择文件夹保存文件”对话框后，在“保存类型”下拉列表中选择“CSV”文件格式，如图13所示。

 

图13  导出表单数据

 

（3）单击【保存】按钮后，即可通过Microsoft Excel打开数据文件进一步操作，如图14所示。

图14  将表单数据汇总到Excel文件中